第58回日本癌治療学会学術集会運営委託会社選定に掛かる公募について

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2018年6月8日

関係各位

一般社団法人日本癌治療学会
学術集会運営委員長 桑野 博行
第58回学術集会会長 弦間 昭彦

学術集会運営業務委託会社公募について

 第58回日本癌治療学会学術集会の運営業務委託会社を募集いたします。

 下記のとおり、本学術集会開催の趣旨及び概要、応募資格をご提示申し上げますので、ご高覧のうえ、ご応募くださいますようよろしくお願いいたします。

 なお、本委員会及び会長の合議による選考のうえ、1社に運営業務を委託させていただきますので、予めご了承ください。

1.第58回日本癌治療学会学術集会開催概要
1) 会 期 2020年10月22日(木)~24日(土)
2) 会 場 国立京都国際会館、グランドプリンスホテル京都
3) 会 長 弦間 昭彦(日本医科大学 学長)
4) テーマ 技術と心
5) 規 模 (下記、いずれも第56回の企画による見込み)
 
(1) 応募演題数 約1,800題
(2) 参会者数 約8,000人
(3) 海外招請者 約30名
(4) 併設セミナー 3件(教育セミナー、メディカルスタッフセミナー、認定がん医療ネットワークナビゲーターコミュニケーションスキルセミナー)
(5) 共催セミナー 学術セミナー45枠、イブニングセミナー12枠、スポンサードシンポジウム5枠、PAL2枠
(6) 企業展示 45社
6) その他、会期内及び会期外の企画等
 
(1) 市民公開講座 2回(参加者数 各約500名)
(2) 代議員懇親会、理事懇親会、等
(3) 会期前日の学会内会議(理事会、代議員総会)及び会期中の学会内委員会、ビジネスミーティング、関連会合
 
2.委託業務内容
本学会(会長および事務局)では、学会独自の演題登録・プログラム編成システム、事前参加登録システム・当日参加登録システムを使用します。
つきましては、本学会と協議のうえ、学術集会当日運営を中心に次の業務を委託するものとします。
1) 本学術集会に必要な企画書、実施計画書の策定及び収支予算案の策定補助業務
2) 本学術集会開催に伴う事前業務
 
(1) 演題募集及び受付、査読に関する補助業務
(2) プログラム策定・会場使用計画策定に関する補助業務
(3) プログラム・抄録集(電子版)作製の業務
(4) 国内外からの演者又は司会者の招聘に関する補助業務
(5) 学術セミナー(共催セミナー)及び企業情報交換会(展示)等、企業協賛に関する補助業務
  [補 足] 企業協賛の募集、申込受付は本学会で行います。企業説明会運営、申込受付後の当日に向けた準備(企業との詳細交渉含む)について委託します。
(6) 会場設営準備に関する業務
(7) 事前参加登録に関する補助業務
(8) 懇親会及び学会内委員会、ビジネスミーティング等に関する手配
  [補 足] 本学会での詳細決定を受け、当日運営に向けた手配・準備を委託します。
3) 会長が主催する市民公開講座の運営業務
  [補 足] 会長校近辺で1回、学術集会期間中に1回の計2回を想定してください。
4) 学術集会期間中の会場運営業務
 
(1) 機材、人員その他一切を含む会場運営に関する業務
(2) 学術セミナー及び企業情報交換会等、企業協賛に関する業務
(3) 参加登録・受付業務
(4) 懇親会等の会場受付・運営業務
(5) 海外招請者のケアテイク(出席会合への案内・誘導を含む)
5) 本学術集会運営の事後業務及び収支決算報告
  各種請求への対応
6) 上記1)~5)を滞りなく実施するため、委託会社内に運営事務局を設置すること
 
3.委託条件
1) 委託期間
  契約日から事後業務完了の日まで
2) 契 約
  請負契約を締結するものとします。
3) 経費の支払い
  委託会社、学術集会本部及び学会事務局による事前協議に基づくものとします。
 
4.応募資格
本公募に応募いただけるのは、次のすべての条件を満たす会社といたします。
1) 規模及び概要
 
(1) 学術集会/会議運営従事者30名以上、資本金2,000万円以上を有し、会社設立後、5年以上経過していること。また、会社の財務状況及び運営状況が健全であること。
(2) 社内に法務を担当する専門部署又は専任者があること。
2) 実績その他
 
(1) 過去3年以内に、参加者3,000人以上の医学系学術集会の運営実績があること。また、そのそれぞれで、良好な実績があること。
(2) 不正及び不誠実な行為がないこと。
 
5.選考方法
提出書類の審査により、数社を選考いたします(一次選考)。一次選考を通過された数社から、提案内容についてプレゼンテーションをいただいたうえで、委員会協議により選考を行います(二次選考)。
1) 日程等
 
(1) 一次選考への応募締め切り 2018年7月 20日(金) 17:00必着
(2) 一次選考結果通知  2018年7月27日(金)
(3) 二次選考の日程は、該当する会社宛に個別に通知いたします。
2) 選考基準
 
(1) 企画内容
(2) 学術集会運営業務実績
(3) 業務運営体制及び方針
(4) 見積金額
 
6.一次選考応募提出書類
提出書類及び各部数は、次のとおりです。
<提出書類様式1~6 は、本ページ下段からダウンロードください。>
1) 申請書一式 各1部
 
(1) 日本癌治療学会学術集会運営業務委託公募 応募申請書(様式1)
(2) 会社概要(様式2)
(3) 全社及び担当支社における学術集会運営実績表(様式3)
(4) 運営担当者業務実績報告書(様式4)
(5) 一次選考結果通知書(様式5)
(6) 会社登記簿謄本(3カ月以内の原本)
2) 企画提案書 6部
A4版1冊におまとめください。
また、次の各事項を含むものとしてください。
 
(1) 会場に留意した企画
(2) 会場使用計画
(3) 参会者へのホスピタリティー
(4) 貴社の運営体制(担当者プロフィールを含む)
3) 見積書 6部(企画提案書に含む)
 
(1) 記載形式は、様式6による。
  [補 足] 実費請求となる項目であっても、想定金額を必ず記載してください。
(2) 別に、積算内訳を添付のこと。
(3) 参 考: 第55回の事業費総額は、約3億3千万円
  • 二次選考では、改めて、提案書及び見積書のPDFのご提出をお願いすることになります。
  • 提出された書類等は返還いたしません。一定期間の経過後、本学会が責任を持って処分します。
  • ご提案及び見積り作成にあたってご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。なお、お問い合わせいただいた内容及び回答内容は、本学会事務局の判断により、応募される他の会社にも連絡することがありますので、予めご了承ください。
     
7.一次選考応募書類提出期限・提出先及び本件問い合わせ先
1) 提出期限
  2018年7月20日(金)17:00必着
2) 提出先・問い合わせ先
〒104-0033 東京都千代田区神田三崎町3-3-1 TKiビル2階
一般社団法人日本癌治療学会 学術集会運営委員会
TEL:03-5542-0546 fax: 03-5542-0547
e-mail:

以上


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